El establecimiento de una cadena eficiente de comunicaciones entre los diversos departamentos es esencial en cualquier burocracia. Desafortunadamente, con frecuencia ésta no es una tarea fácil. Los documentos pueden recorrer largas jornadas por rutas tortuosas para llegar a otros departamentos y niveles gubernamentales, gracias en parte a la estructura administrativa de la unidad consignataria y la necesidad de ir a través de ciertos canales.
Cada autoridad posee su propia agenda para recoger e intercambiar documentos, y hay tres categorías de oficinas, sellos, autorizaciones y otros requisitos que deben ser satisfechos antes de que pasen al escritorio correcto. Sin duda alguna, muchos funcionarios han encontrado que enviar por correo ciertos documentos resulta más rápido que mandarlos a través del canal de intercambio del Gobierno.
Para elevar la eficiencia, Chang emitió en marzo una directriz en la cual instruye a todos los departamentos a que den prioridad al establecimiento de un sistema electrónico para el intercambio de documentos. El se ha fijado el Año Nuevo como la fecha tope para que las diversas oficinas públicas logren la compatibilidad y ordenó a la Comisión de Investigación, Desarrollo y Evaluación a que elabore un sistema nacional para facilitar el intercambio de documentos. En una conferencia de prensa celebrada para dar a conocer la instalación del sistema, Chang declaró que el objetivo debe ser alcanzado. El Primer Ministro expresó su gratitud a los técnicos anónimos responsables del diseño y construcción del sistema.
Chang también felicitó a los funcionarios que trabajaron arduamente para poner en marcha el sistema y prometió que el Gobierno no se dormirá sobre sus laureles, sino que seguirá esforzándose para aumentar la eficiencia.
El primer ministro Chang enumeró las múltiples ventajas del nuevo sistema, tales como la eliminación de las barreras geográficas, la velocidad de las transmisiones, así como una mayor facilidad para compartir, administrar y crear documentos.
El sistema también da inicio a un nuevo modelo de interacción entre el Gobierno y el público. Según Chang, el sistema electrónico de intercambio de documentos no sólo estará disponible en el Gobierno, sino también se extenderá a empresas, grupos sociales e individuos. Por lo tanto, el Gobierno podrá responder con mayor rapidez a los asuntos de interés público.
Chang señaló que los funcionarios de Taiwan se están convirtiendo en trabajadores informáticos que se distinguen por su innovación, eficiencia y calidad de su trabajo. El expresó su esperanza de que el nuevo sistema de intercambio de documentos sirva de herramienta e inspiración a los funcionarios con el fin de mejorar la eficiencia burocrática en otras áreas.
El Centro de Investigaciones de Mercados Mundiales, del Reino Unido, recientemente condujo un estudio sobre los materiales disponibles en línea en los sitios web de gobiernos nacionales utilizando un análisis detallado de 2.288 sitios web de los gobiernos de 196 países. Taiwan ocupó el segundo lugar.
Chang indicó que aunque Taiwan ocupó el segundo lugar en términos de "gobierno electrónico", la isla ocupó el primero en términos de servicios electrónicos. "Nos sentimos honrados y debemos este logro a la dedicación y arduo trabajo de todos los técnicos anónimos".
Representantes del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, de los Gobiernos de las ciudades de Taipei y de Kaohsiung, así como de los distritos de Changhua y Pingtung, estuvieron presentes en la rueda de prensa.